Принт услугите – екзотична новост, която чука на вратата

Категория: Принтери , ИТ бизнес , Сторидж
Ваню Кръстев , it FORUM
четвъртък, 25 Март 2010 15:14ч

Принт услугите – екзотична новост, която чука на вратата

Managed Print Services (MPS) или услугите по управление на печата в България все още се възприемат като екзотична новост от повечето ИТ мениджъри на големи компании. У нас те се доставят от големите компании като Xerox, HP и Konica Minolta, а системните интегратори все още предлагат частичен модел, който включва улесняване на работата при смяна на резервни части и сервизиране на оборудването.


За да опишем общата картина на предоставянето на услуги в управлението на печата в България, е нужно първо да си зададем въпроса дали понастоящем у нас принт услугите започват да влизат във фокуса на ИТ мениджърите. Определено да, коментират от Xerox, защото внедряването на тази нова вълна от услуги ще им донесе съответните ползи. Една от тях е да освободят служителите си от нискотехнологичните дейности в офиса.


Интересът към подобен вид услуги идва основно от банковия сектор и от фирми, работещи в областта на логистиката, комуналните услуги и телекомуникациите, споделят от HP. Той се дължи и на факта, че голяма част от тези фирми са клонове на западни компании с вече внедрени услуги по управление на печата. Останалите просто търсят начини да оптимизират своите разходи, а корпоративният печат е едно от последните слабо контролирани, а в някои случаи и тотално неконтролирани пера.


От Konica Minolta считат, че много от българските компании не са запознати със същността на управлението на печата и за повечето от тях създаването на докуметни се свежда до ползването на една част от функциите на дадено многофункционално устройство, без да имат опции за контрол и отчетност на разходите. ИТ мениджърите са фокусирани към момента върху осигуряване на принт услуги от страна на хардуера, но от компанията също отбелязват нарастващо желание за внедряване на цялостни решения за управление на печата.


Да пуснем гост в „кухнята си”


Притиснати от кризата много фирми започнаха самостоятелно да се опитват да контролират разходите си за печат и да правят опити да го оптимизират (например в редакцията посегнахме към старата купчина листа, за да ги използваме повторно от обратната страна и ограничихме ненужния печат). Извън тези елементарни опити е любопитно да се разбере как всъщност един външен доставчик на печатни услуги би могъл да се намеси в тези процеси.


Външният доставчик оптимизира работата на наличното оборудване, осъвременява парка с технологично оборудване за печат, предоставя инструменти за контрол на печата и неговото отчитане, поема сервиза, включително директното осчетоводяване, коментират от Xerox. Доставчикът се грижи и за поетите ангажименти по „зелените” програми за консумативи и резервни части.


Контролът на разходите предполага оптимизация на оборудването, контрол върху печата, контрол на доставките и използването на нови технологии за печат. Всеки един от тези четири елемента е в някаква фаза на използване в компаниите. Но цялостната услуга внедрява и четирите наведнъж, като в добавка изнася процеса за оптимизиране на печата в компания, чиято основна дейност е точно такава. Хартията съвсем не е основният разход за печат, но един пример за повторно използване е „задължително” - двустранното печатане, постигнато след отдаването на оборудване с такава функция и централизирано управление на заявките за печат. Друг подход за контрол на разходите е използване на задължителен икономичен режим на тонера при печат от всички служители на компанията.


За да има възможност доставчикът на печатни услуги да предложи работещо решение за намаляване на разходите, преди всичко и възможно най-точно трябва да бъдат определени настоящите харчове за печат, споделят от Konica Minolta. Това би могло да стане чрез подробен анализ на текущото състояние. Намесата в процеса на печат и създаването на документи е на следващ етап и се състои от решение за оптимизиране количеството на устройствата, добавяне на допълнителни функционалности и най-вече осигуряване на контрол и отчетност с подходящ за целта софтуер.


От HP напомнят, че много често в големите компании правото за закупуване на периферен хардуер е предоставено на отделните потребители. Това води до пренаселването на компанията с малки персонални принтери, които са от най-различни производители, най-различни модели и конфигурации, използващи огромно разнообразие от консумативи и резервни части. Освен това те са много трудни за управление поради факта, че голяма част от тях са локални, т.е. несвързани в мрежата. Освен това те (както и консумативите за тях) биват доставяни и поддържани от различни доставчици, което води до изключително затруднена комуникация и контролиране на разходите. Също така, понеже в голяма част от случаите принтерите се закупуват „на парче”, компаниите пропускат възможността да договорят преференциални условия с някой конкретен производител. В отговор на тези проблеми от технологичния гигант предлагат изцяло нов и оптимизиран парк от печатащи устройства, съставен от няколко мрежови модела печатащи устройства, които да задоволяват нуждите на различните типове потребители и които използват изключително редуциран набор консумативи и резервни части.


Според редица изследвания един от основните източници на завишени разходи при печата е бракът (т.е. документи, които са отпечатани погрешка, лошо форматирани задания за печат, документи, които са отпечатани от принтера, но никой не си ги е потърсил и т.н. Тук освен разходите за отпечатване трябва да се вземат предвид и потенциалните загуби от изтичането на конфиденциална информация (например от непотърсени документи, стоящи на принтера). Част от решенията, които HP предлага за справяне с подобен род проблеми, са задаване на политики на печат с помощта на различни инструменти, като Web Jetadmin (WJA), HP Universal Print Driver (UPD) и Pull Printing решения, които се справят с два основни проблема – непотърсените документи, лежащи около принтерите и конфиденциалността на печата. Oпцията Remote Monitoring/Automated Toner Delivery фигурира в 95% от MPS сделките на HP по света и представлява наблюдение на печатащите устройства от разстояние и автоматична доставка на консумативи след заявка от самите устройства. Самият консуматив се доставя да адреса на устройството в рамките на 48 часа след генериране на заявката. Тази услуга спестява значителни разходи, свързани с поддържането на буферен склад с консумативи.


Да се отървем от невидимите разходи


Съществува твърдение, че съкращаването на разходите при аутсорсинг на печатни услуги не е най-важният елемент или поне не е единственият. Затова е любопитно да се видят кои са онези специфични останали преимущества, които биха били полезни най-вече на българските компании.


Над 80% от тях нямат реална представа за разходите си, като повечето считат за разход по управлението на печата само закупуването на оборудване, хартия и консумативи. Тези разходи съвсем не покриват цялостния процес на обслужване на печата, коментират от Xerox. При аутсорсинг на печатната инфраструктура, освен разкриването на скритите досега разходи и тяхното намаляване, клиентите получават предвидимост на същите за години напред, доставчик, обвързан да доставя качество и 24-часова поддръжка, както и достъп до нови технологии.


Mного фактори пречат на компаниите да определят своите разходи за печат. От HP напомнят за раздробеността на бюджетите между различни отдели (напр. бюджетът за хардуер и поддръжка е в ИТ отдела, докато този за консумативи е в „Доставки”). Не се вземат предвид и редица разходи, пряко свързани с печата. Например разходи за осчетоводяване – представете си фирма, която доставя консумативите на база постъпващите заявки от потребителите. Това означава, че в рамките на един месец може да бъдат направени десетки, дори стотици отделни доставки на консумативи, всяка от тях придружена от фактура и приемо-предавателен протокол. Фактурата следва да бъде изпратена за осчетоводяване и плащане до счетоводството, което отново генерира разходи и т.н. Естествено всяка отделна заявка трябва предварително да бъде генерирана и одобрена, което също никак не лесен и евтин процес. Представете си сега, ако компанията получава само една месечна фактура от HP за услугата MPS, без да се налага да закупува консумативите, защото те се доставят напълно автоматизирано. Ползите дотук са са очевидни, но могат да се споменат и разходите за амортизация на принтерите, разходи по инфраструктурата – окабеляване, сървъри, съхранение и архивиране на документите, софтуерни системи, генериращи документите и т.н.


Според независими аганции за маркетингови проучвания като All Associates Group и Gartner зад всяко евро, похарчено за отпечатването на даден документ, стоят девет евро за неговото управление. Това означава, че на първо четене компаниите разпознават едва около 10-20% от истинските си разходи, свързани с печата. Според същите независими анализатори разходите за печат на корпорациите могат да достигнат до 16% от техния годишен приход, но средно за всички индустрии са около 6%.


Естествено едно от основните предимства на MPS е канализирането на всички тези раздробени разходи и вкарването им в един общ поток. По този начин се постига 100% видимост и контрол над разходите за печат, както и възможността за точно планиране и бюджетиране за следващи години.


Нека си изберем формата


Оптимизирането на разходите винаги е крайъгълният камък на каквато и да било бизнес дейност, но съществуват много различни възможности за това. Когато става въпрос за аутсорсинг на печата, е интересно да се види под каква форма може да съществува той и коя е най-близо до технологичното и бизнес развитие на родните компании.


Всъщност е много трудно да се определи формата, тъй като могат да съществуват десетки различни конфигурации, включващи както базови услуги, така и опционални, споделят от HP. Базовите услуги на технологичния гигант включват управление на внедряването на проекта, управление на доставките и инсталация, гъвкави възможности за плащане, хардуерна поддръжка на място, приоритетна поддръжка по телефона, управление на доставките на консумативи, цялостно управление на проекта, наблюдение на устройствата от разстояние и достъп до клиентски портал. Опционалните модули могат да включват анализ на текущото състояние и предложение за оптимизиран дизайн, придобиване/обратно изкупуване на инсталираните при клиента устройства, обучение на персонала, обслужване на техника от други производители, автоматизирана доставка на консумативи, следене и предоставяне на подробни отчети за вътрешен билинг, администрация на място и т.н.


Xerox разглежда аутсорсинга на печата и услугите по управлението му в две направления - офисен и производствен печат. Офисният печат включва сравнително малки обеми, статични документи, свързани с оперативната работа на компаниите и използване на оборудване от среден клас. Производственият печат обхваща документация, съдържаща персонални данни, транзакционни данни, която е адресирана към конкретни лица, включително с маркетингови послания. От компанията споделят, че и двете форми са широко използвани у нас, като развитието на технологиите вече позволява тяхното консолидиране и оптимизиране.


Според Konica Minolta формата на аутсорсинга зависи от перспективата и желанията на клиентите. Може да е пълен – всички устройства, софтуери, анализът, оптимизацията, контрола и организацията на документопотока да се възложат на една компания или частичен – с ограничение в някои елементи от процеса. Хардуерен – машините за печат, софтуерен – софтуер за оптимизация, контрол и разпределяне на работата, или и двете комбинирани и услугите към тях. Решаващ фактор също са и допълнителните условия, които се дават за поддръжката на устройствата, като време на реакция например. Във финансов аспект също има различни видове – всичко, свързано с печата може да е включено в една цена на копие, а може отделно да се заплащат елементите на оптимизацията. В крайна сметка всичко зависи от целите, които иска да постигне компанията, какви са желанията и възможностите й. Към момента компаниите са склонни на частичен аутсорсинг и на този етап включването на софтуерни решения за сигурност и отчетност, като Ysoft продуктите, предлагани от Konica Minolta, е в началото на развитието си и крие висок потенциал.


„Гостите” са тихи и не пречат


По какъв начин обаче се извършва анализът на процесите за печат във фирмата, колко време отнема този процес и основателни ли са опасенията за временно разстройване на бизнес процесите й? Разбира се, качественият анализ изисква познаване на бизнес процесите. Той служи за отчитане на реалния обем печат и тип на документите, както и оборудването, върху което тези документи се печатат в момента. Поради цикличността на множество бизнес процеси добре е анализът да бъде извършен за по-дълъг период от време, като реални данни с отчитане на цикличността могат да се получат на минимум едномесечна база, отчитат от Xerox. Реалната полза от аутсоринга е, че този анализ се извършва от доставчика, така че клиентът не е ангажиран с него, а получава резултатите наготово.


Анализът може да бъде извършен както от клиента, така и от HP, коментират от компанията. Естествено, най-точен би бил анализът, направен от специалисти на HP (Assessment Services). Най-разпространената форма на този вид услуга е т.нар Discovery&Design, т.е. анализ на инсталирания в момента печатащ хардуер и нуждите на потребителите, които го използват. Като резултат HP предлага оптимизиран вариант на моделите, бройката и разположението на устройствата, които следва да бъдат използвани в бъдещия проект. Самият процес на Discovery частта се извършва от специалисти на HP, които физически обхождат всички инсталирани устройства и събират необходимата им информация. Събирането на информация включва провеждането на интервюта с ключови потребители, целта на които е да се събере максимално подробна информация относно процесите и нуждите, която да бъде използвана впоследствие при фазата Design. Тези интервюта се провеждат след предварително съгласуван график именно с цел минимално прекъсване на работните процеси. Естествено, физическото обхождане може да бъде заменено и с електронно събиране на информацията, но това е възможно само за устройства, свързани в мрежата, а впоследствие клиентът ще трябва допълнително да специфицира физическото местоположение на всяко устройство.


Като цяло бизнес процесите почти не се влияят от анализа, поради факта, че за събиране на необходимата информация от устройство е необходима по-малко от минута, а интервюто се провежда само с ключовите потребители за не повече от 5-10 минути. Естествено всичко това е предварително координирано с клиента и засегнатите потребители.


От Konica Minolta също отчитат, че опасенията за разстройване на бизнес процесите са абсолютно неоснователни, защото анализът по никакъв начин не прекъсва ежедневната работа на служителите. Той се извършва или със софтуер за мониторинг на печат,а или чрез физически контрол на устройствата. В зависимост от мащабите на компанията и желанието за детайлна информация относно текущото им състояние анализът може да отнеме от няколко часа до няколко седмици при реалното засичане на текущото натовараване.


Размерът има значение


И накрая е редно да се запитаме за какви типове компании е подходящ аутсорсингът на печатните услуги.


Що се отнася до размера, то той в случая има значение. HP MPS e подходящ за големи компании с над 500 служители (над 50 устройства) – при тях предимствата ще се усетят най-добре. За по-малките клиенти HP може да предложи достатъчно обширен набор услуги, които се доставят от предпочитаните партньори и представляват опростена версия на MPS.


Аутсорсингът на печатните услуги е подходящ за всички компании, в които ИТ отделите са претоварени със задачи, или такива, в които изобщо няма ИТ отдели. От Xerox отчитат, че на практика за внедряване на услугата и постигане на очакваните резултати, като спестяване, контрол и отчетност, е добре компаниите да печатат на повече от 20 устройства, с обем на печата над 1000 стр. на устройство месечно.


От Konica Minolta посочват основните причини една компания да се възползва от този вид услуги и те са свързани с необходимостта от конфиденциалност на информацията, стриктно разпределяне правата на достъп на служителите и следене и ограничение на произвежданите документи, канализиране сложния път на документопотока и, разбира се - прозрачните разходи.


Етикети: ИТ мениджър , принт услуги , Managed Print Services

Четете още:



Последни новини
Джони Деп се завръща на голям екран в емблематичната си ...
 
AOC представя най-бързият геймърски монитор с NVIDIA G-SYNC до момента. ...
 
Още един смартфон от богатото портфолио на Huawei вече е ...
 
Приложенията Word, Excel и Outlook вече могат да бъдат интегрирани ...



Най-четени