Ползите от процесно-базирания подход при внедряване на информационни системи в ютилити сектора
Проучванията показват, че близо 70% от информационните проекти завършват с видимо негативни резултати за компаниите, изразени най-често в ниска възвръщаемост на инвестицията, прекомерно надхвърляне на планирания бюджет и дори влошаване на състоянието на предприятието или спиране на ключови за бизнеса процеси.
С цел да се избегнат подобни ефекти и новите информационни системи да бъдат избрани и внедрени по начин, който да добави стойност към бизнеса, се предлага прилагането на процесно-базиран подход при внедряване.
Основните стъпки на процесно-базирания подход включват:
1. Ясно дефиниране на целите на организацията и определяне на конкретни цели при внедряване на нова информационна система
Още в самото начало на проекта се определят ясни цели, за чието постигане новата система се очаква да допринесе, и те определят всички последващи стъпки в управлението на проекта и взимането на ключови решения. Процесите биват разделени от гледна точка на тяхната значимост, проблемност и възможност да бъдат променяни. Например, процеси свързани с обслужването на клиенти, фактурирането или експлоатацията на активите, са ключови за ютилити компаниите, и тяхната оптимизация обикновено води до реално измерими резултати. От друга страна, не бива да залагаме в изискванията промяна на процеси, които са обвързани със законодателните норми.
2. Създаване на “AS IS” диаграма на състоянието
Следващата стъпка е създаване на подробно описание на всички, свързани с информационния проект процеси, документи и роли в организацията. Подобно описание включва диаграми на процесите на няколко нива на детайлизация, като на най-ниското ниво се описват конкретните дейности, поддържащите ги текущи информационни системи, свързаните данни и документи и съответния отговорен за изпълнението им персонал.
Описанието може да бъде направено и с подходящ софтуерен инструмент, като например софтуера за процесно моделиране IDS Sheer ARIS. Предимството на специализирания софтуер е, че всички елементи, схеми и данни в модела са интегрирани в обща среда и промяната на даден параметър автоматично се отразява във всички свързани обекти. Освен това софтуера автоматично извежда необходими за нашия анализ справки, като например броя информационни системи, поддържащи една дейност, съотношението между ръчен труд и автоматизация и редица други количествени измерители, които ни помагат да дефинираме конкретни изисквания към новата информационна система.
3. Създаване на „TO BE” диаграма на състоянието
След като е дефинирана картината на “AS IS” състоянието и организационните цели, се отстраняват неефективните стъпки в процеса, повтарящите се дейности, документи или дублирани функции. Целта е да се подобри ефективността на основните, носещи стойност за бизнеса, процеси и да се оптимизират максимално всички поддържащи процеси.
4. Дефиниране на изискванията за нова информационна система на база “TO BE” състояние
При вече постигнато определено ниво на оптимизация на текущото състояние, можем много ясно да дефинираме изискванията към новата информационна система. Още в етапа на избор на система сме гарантирали, че избраното решение е подходящо за нашата организация и целите които си поставяме са ясно измерими.
Изготвянето на диаграми в софтуер като ARIS, позволява автоматично генериране на изискванията за софтуерна система, както и да отпечатаме редица други полезни документи като длъжностни характеристики, описание на процесите и множество справки и отчети.
