От Business Intelligence към Performance Management
Какво не трябва да пропускаме при избора на BI платформа, ако целим цялостното управление на представянето на организацията.
Добромир Цанев
Цялостното управление на представянето (Performance Management) на една организация може да се определи като смесица от непрекъснати процеси по бизнес разузнаване, интегрирани с периодични цикли на планиране и бюджетиране. Тази теоретично задължителна интеграция обаче рядко намира практическо приложение поради несъизмеримата степен на усвояване на средствата за мониторинг/анализ и планиране/бюджетиране от функционалните бизнес звена.
Повечето големи организации вече са внедрили някаква форма на BI решение с цел мониторинг и анализ на исторически данни и идентифициране на тенденции в динамиката на бизнеса. Същите тези организации използват с различна степен на успех и инструменти за планиране и бюджетиране с цел насочване на бизнеса в желаната посока на развитие. Координираното постигане на тези две цели изисква използването на набор инструменти, които големите играчи на пазара за BI решения събират и представят като една интегрирана платформа под лозунга за цялостно управление на представянето на организацията.
Въпреки значителните инвестиции в информационни технологии мениджърите в много организации все още планират и бюджетират въз основа на информация от документи и файлове в Excel, съхранявани и използвани от тях локално и несподелени в реално време с останалата част от бизнеса. Тези организации трудно успяват да осигурят непрекъснат поток актуална и валидна планова информация. Дори предоставена навреме, тази информация често не е достатъчно детайлна, за да обезпечи мониторирането и анализа на постигането на оперативни показатели. Тези организации изразходват ненужно количество времеви и технологични ресурси, за да събират, обработват и валидират данни, за които няма поставени съответни планови и бюджетни цели, за да отчетат реална полза за бизнеса. В резултат управлението на тези организации е по-скоро реактивно, отколкото проактивно, което води до рискове в текущото и бъдещото представяне на бизнеса.
Основна причина за това е, че в днешно време много организации изпитват трудности да осъществят връзка между процесите по планиране и бюджетиране и по оперативно управление на бизнеса. Дейности като формулиране на стратегически цели, определяне на целеви нива на постижение на ключови показатели за изпълнение, прогнозиране на продажбите, управление на риска, планиране на капиталови разходи и консолидация на плановете и бюджетите се извършват и актуализират периодично, но рядко се случват навреме или имат необходимото ниво на детайлност, за да захранят с планови данни оперативните отчети и анализи. Годишният цикъл на бюджетиране, възлаган основно на финансовите отдели, цели да покрие всички тези дейности, но често не успява поради забавяне или ниско качество на входящата информация вследствие неангажираност на участниците от страна на бизнеса.
Разминаването във времето и нивото на детайлност на планови и фактически данни поражда нужда от структуриране на процесите по планиране и бюджетиране по начин, който да позволява паралелно планиране, мониторинг на изпълнението и обратна връзка и на двете нива на управление на организацията – стратегическо и оперативно. Това неминуемо поставя условие към BI платформата, използвана в организацията, да предоставя възможност за непрекъснат цикъл на планиране, мониторинг и анализ с участието на възможно най-широк кръг бизнес потребители. Това условие може да бъде детайлизирано и приведено в конкретни изисквания за функционалност по планиране и бюджетиране, обобщени в следните области:
Финансово моделиране
• Дефиниране на бизнес модели – бизнес подразделения, отдели, оперативни взаимовръзки
• Дефиниране на финансови и оперативни модели – отчет за приходи и разходи, отчет за паричните потоци, модели за себестойност на услуги и продукция, план за продажби и т.н.
• Дефиниране на правила за калкулации – бизнес драйвери, коефициентен анализ, алокация на разходи, валидация на данни
• Автоматични елиминации и съгласуване на транзакции между свързани компании и бизнес единици
• Дефиниране на правила за консолидация и корекции за частична форма на собственост
• Поддръжка на счетоводни документи, като главна книга и книга за текущи сметки
Интеграция с Microsoft Office Excel
• Дизайн на форми за въвеждане на данни и шаблони за справки в Excel
• Поддръжка на интерактивни калкулации във форми и справки, дефинирани в бизнес и финансовите модели
• Въвеждане на данни в офлайн режим
• Интеграция с процеси по предаване, преглед и одобрение на форми и отчети
• Стартиране на сървърни приложения като консолидация на отчети
Сигурност на данните, права за достъп и възможности за одит
• Дефиниране на роли на потребителите – administrator, editor, contributor, reader
• Дефиниране на права за достъп до модели, форми и отчети
• Пълна проследимост на промени в данни и модели
Централизирано управление на процесите по планиране и бюджетиране
• Стартиране и управление на еднократни и периодични цикли на планиране
• Управление разпространението на формите за въвеждане на данни
• Управление на крайни срокове за въвеждане на данни, прегледи и одобрения
• Изпращане на автоматизирани нотификации по електронна поща
• Проследяване статуса на изпълнение на цикъла на планиране
Управление на данните
• Зареждане на данни от ERP и други оперативни системи
• Зареждане на данни от Excel
• Използване на плановите данни от BI компонентите за мониторинг и анализ
В заключение, за да се гарантира оптимална възвръщаемост и повсеместно възприемане от бизнеса, изборът на BI платформа трябва да е съобразен с концепцията за цялостно управление на представянето на организацията. Тази платформа трябва да предоставя възможности за гъвкаво централно управление на процесите по планиране и бюджетиране, драстично съкращаване на циклите на планиране и бюджетиране, контролирано участие на широк кръг бизнес потребители и от първостепенно значение – безпроблемна интеграция на процесите по планиране, мониторинг и анализ.
Добромир Цанев е Lead Presales консултант за Business Productivity Practice и Business Performance Management консултант в ITCE. Отговаря за бизнес анализа и изготвя функционалните спецификации на BI решения за мониторинг, анализ и планиране, базирани на BI платформата на Microsoft. В кариерата си той има опит в проекти по разработване и внедряване на модели за изчисляване на себестойност, бюджетиране и управленска отчетност, разработване и внедряване на системи за управление на човешките ресурси и разработване и внедряване на системи от балансирани показатели за управление стратегията и производителността на бизнеса. Притежава бакалавърска степен по бизнес администрация, сертификат ITIL V3 Foundation и е сертифициран специалист в областта на управлението на производствените процеси от APICS.
