Бързите и евтини внедрявания на ERP системи - реaлност или маркетингов трик?
В последно време внедряването на системи за управление на бизнеса е доста модерна тема, щом и „съмнителните” бизнесмени не си мерят вече мерцедесите, ами „ERP -ту”, както му викат. Чувал сам изрази от рода: ела, пич, да ти покажа моето „ERP-и” може това и онова, виж какви картинки (в смисъл финансови отчети във формата на графики) ми дава вече счетоводителката, всичко си знам за бизнеса, ей!
Винаги евтиното излиза скъпо!
Покрай тази мода, разбира се, се появиха всякакви оферти – търсенето генерира предлагане. Повечето от тях са или мними ERP-та, или просто маркетингови трикове. Някои хора продължават да бъркат ERP интеграцията с инсталирането и ползването на офис пакета Microsoft Office, купен от площад "Славейков". Лошото е, че някои фирми се възползват от това – предлагат пакети, на които ситният шрифт за допълнителните разходи дори го няма, и обещават неща, в които и те не вярват, само и само да се закачи клиентът на въдицата.
Един процес на имплементация!
Нека набързо да си разясним как протича една имплементация на софтуер за управление на бизнеса (не казваме ERP, защото вече знаем, че има и CRM, SCM, Data Warehouse, Business Intelligence и така нататък).
Какво ни дава софтуерът за управление на бизнеса
Това, което е незаменимо в едно интегрирано решение за управление на бизнеса от достатъчно висок клас, е да бъде световно признато, с възможност за функционална разширяемост и най-важното да ни предлага добри бизнес практики. Внедряването на бизнес софтуер е двустранен процес, който като краен резултат ни дава оптимизация на нашия бизнес – на вътрешните и външните процеси.
Методологии за управление на проект
Те ни дават рамките и последователността на стъпките, които да предприемем, като изпълняваме проекта. Целите на използването на методологии при управлението на един проект са прости – намаляване риска от неуспех, разходите и времето за внедряването, безболезно преминаване към новата система, без да се нарушат вътрешните процеси и т.н.
Има различни методологии за управление на проекти - ако почнем от Unified Process, който е в основата на почти всички други методологии за управление на проекти и по-конкретно на Rational Unified Process на Object Management Group (OMG), и стигнем до специализираните за имплементация на бизнес софтуер - Sure Step и RIM на Microsoft, eRoadMap и Oracle AIM (Applications Implementation Method) на Oracle, AcceleratedSAP (ASAP) на SAP и т.н.
Да обобщим какво представлява една такава методология. Започва се с определяне границите на проекта, обучение, което представя добрите бизнес практики, анализ, разработка и прототипиране, тестване, миграция на данните, „Go-live” или моментът на истината и поддръжка и оптимизации.
GAP Analysis: Открийте десетте разлики
В повечето методологии най-важният момент на имплементацията е анализът или геп-анализът (GAP Analysis). Ако от едната страна стоят процесите (добрите практики на бизнес софтуера), а от другата бизнес процесите на компанията, консултантите трябва да намерят начин да преодолеят пропастта помежду им. Начините, както се досещате, са два: да адаптираме процесите на продукта към тези на компанията или обратно - да променим вътрешните бизнес процеси в посока на добрите световни практики. Това невинаги е лесен и бърз процес - трябва добрите практики от предлаганато решение да се представят в удобен за „логаритмуване” вид на бъдещите потребители, в някои случаи на хора без икономическо образование (да им обясним, че трябва да променят начина си на работа и че това за тяхно добро, така ще пестят пари и време, ще си автоматизират и оптимизират паричните и материалните потоци, ще намалят оборотните средства и т.н.).
Автоматизация или ре-инженеринг на бизнес процесите?
За да се направи бърза имплементация, трябва процесите, които протичат, да са доста близки до добрите световни практики, предлагани от ERP продукта. Тогава говорим за автоматизация на бизнес процеси. Но това изобщо не е така в България. В повечето български малки и средни предприятия имат интересни принципи за управление на бизнеса - от разпределяне на разходите и ценообразуване до изписване на материалите и определяне на печалбите. В тези случаи е нужно време за ре-инженеринг на процесите вътре в компанията - ако успеем да излезем наглава с управляващите бизнеса и да ги убедим да променят начина си на работа. В противен случай трябва да се прави къстамизация на продукта. И в двата случая е нужно да се разбере какво става вътре в компанията или да се анализират бизнес процесите. А това отнема време и струва пари!
Чувствате се като един голям шаран!
Ако сте си купили евтин пакет ERP, в един прекрасен момент ви казват: “Услугите от пакета бяха дотук” или “Ама те консултантските часове свършиха - да сте слушали на обучението, всичко се плаща допълнително по 300-400 евро на ден!”.
Не е проблемът у вас, че сте се подвели. Наистина решението за управление на бизнеса ще ви помогне. Но цената не е такава. Световната практика ни казва: ако сте дали 15 000-20 000, евро ще дадете още поне един или два пъти повече, докато решението наистина да започне да ви върши работа. А с тези пакети за бърза интеграция може и съотношението да е по-голямо.
Съвети:
• Четете дребния текст на пакета, който купувате.
• Информирайте се дали софтуерното решение ще ви свърши работа.
• Проверете опитността на консултантите.
• Не се заблуждавайте, че имплементацията на интегрирана система за управление на бизнеса е еднократен акт. Това е дълъг процес, на който трябва да се отделя внимание. • От опит знаем, че 15-20 дни са недостатъчни и е много трудно да се внедри каквото и да е решение за управление на бизнеса.
• БЪДЕТЕ ГОТОВИ ЗА ОЩЕ РАЗХОДИ!
