Управлението на бизнес процесите е над всички системи
Категория: Бизнес Приложения
Ваню Кръстев
петък, 28 Март 2008 15:23ч
В днешни дни основният стремеж на всяка компания е да направи повече с по-малко ресурси. Постигането на тази цел изисква процесите и работните потоци да бъдат проектирани така, че да се осигурява максимална оперативна ефективност, а това е същността на концепцията управление на бизнес процесите (Business Process Management - BPM). Процесният подход може да осигури стратегическо предимство пред конкурентите от малка и средна величина, смята Йордан Николов, управляващ директор на Ефективни Софтуерни Системи. Фирмата е специализирана в сферата на управление на бизнес процесите.
Какво би могло да изведе на нови висоти BPM пазара? Например признанието на мениджърите, че това е необходимост?
Общо взето има пет отделни фактора, които биха отпушили тази ниша и наложили внедряването на BPM. Най-главният е икономически. Заблуда е, че управлението на бизнес процесите е технологически проблем - той е икономически, защото бизнес процесите са не за това какво се случва, а как трябва да се случва. По-важна е интензивността на бизнеса - колко работа върши човек за единица време и колко често трябва да се променя начинът на работа. Основната информационна единица при BPM не е някаква данна, а е процес – начина на свързване на различните дейности една след друга. Разграничаването на BPM в отделна система се състои в това да можем толкова бързо да променяме процеса, колкото бързо променяме данните. В този смисъл системите за управление на бизнеспроцесите се стремят да управляват времето в организацията на макрониво.Конкуренцията също е сред икономическите фактори, влияещи на развитието на BPM. Докато на нашите фирми им е широко около врата, те няма да внедряват подобни системи, защото те могат да си позволят загубите, които в момента понасят от тяхната липса.
Следващият акцент е липсата на кадри, която би могла да бъде един от движещите икономически фактори за използването на BPM. Когато фирмите разширяват бизнеса си, те започват да слагат повече хора и компютри и хаосът става по-голям. Когато това не може да стане, те се опитват да разширят бизнеса си със съществуващите работници или ако някои от тях напуснат, да го задържат с по-малко персонал. И тогава за тях става много важна оптимизацията на времето, защото всяка фирма го има еднакво много, но как го използва не е ясно.
Вторият много важен фактор е информираността. Тези, които взимат решенията, не знаят какво да очакват от такива системи. Много често те казват, че вече си имат - някакво ERP, в което има въведен даден бизнес процес, а това е пълен абсурд. Една фирма има десетки и стотици бизнес процеси. Нещо повече - доставчиците на други видове бизнес софтуер – ERP, CRM, Document Management System и т.н., създават грешна представа за това какво всъщност е системата за управление на бизнес процеси. Ще подчертая: най-важното при BPM е, че тя трябва да бъде над всяка от тези системи, да може да ги координира всичките и да предоставя възможност за промяна на бизнес процесите в реално време -за минути и часове, а не за дни и седмици.
BMP е софтуер от втори порядък. Фирмите не могат да започнат бизнеса, без да имат склад, счетоводство, заплати и т.н. Когато се види, че дадена компания се разраства и вече е с много сложни вътрешни и външни връзки, които трябва да бъдат оптимизирани, се налага въвеждането на BPM. Ако говорим чисто теоретично, BPM трябва да бъде първото нещо на света, защото бизнес процесите са самият бизнес. На практика това е трудно за реализация, защото тези системи не са толкова лесни за внедряване, поне на сегашното им ниво. Не са и толкова евтини, и освен това когато бизнесът е малък, човек може да си го държи в главата. Затова от чисто практическа гледна точка вероятно най-правилният начин е първо да се внедри стабилно някакъв софтуер от първи порядък (ERP, CRM и т.н.).
Третата група фактори, които можем да отбележим, са чисто технологични. Бизнес процесите могат да бъдат една отделна система, която координира задачите на служителите и това само по себе си е от огромна полза, но истинската й сила се проявява, когато BPM започне да командва другите информационни бизнес системи, да ги оркестрира. Този факт не е много изгоден за другите доставчици на бизнес софтуер. ERP доставчиците позиционират своя продукт като нещо, което прави всичко, а то не е така. SOA (Service-Oriented Architecture) дава възможност част от дейностите, свързани с някакъв бизнес процес, да се изпълняват и автоматизират от тези системи. Но те трябва да позволяват на друга система да ги управлява, а не човек. За съжаление повече от 99% от бизнес софтуера в България е проектиран така, че човек трябва да седи пред компютъра и да вкарва данни. Това е сериозна пречка за въвеждането на истинските системи за управление на бизнеса.
Четвъртият фактор е чисто маркетингов. Повечето от продуктите на пазара в България са само за много богати компании, на които бизнесът им върви. А те обикновено нямат конкуренция и нямат интерес да въвеждат такива системи. Голямата блъсканица е при малките фирми, защото пазарът у нас е рядък.
Последната група фактори при внедряването на BPM са чисто кадрови. Липсата на информираност е комбинирана с липсата на подготвени кадри в две направления – както на консултанти, които да извлекът бизнес процеса, да го моделират, оптимизират и т.н., така и липса на ИТ специалисти, които да правят, архитектурата, дизайна и чистото програмиране на системата и след това поддръжката.
Какви са пазарните възможности на BMP софтуера в България в проценти, спрямо останалите софтуерни решения за управление на бизнеса?
За проценти не бих могъл да говоря, но тук трябва да разделим BPM най-малко по два показателя. Единият е дали засяга процеси, координиращи само действия на хора, и такива, които автоматизират и други системи. По отношение на BPM, които командват само хора и дават задачи, възможностите са огромни – почти във всяка фирма, в която работата се върши от повече от един човек и персоналът трябва да се организира, има нужда от BPM.По отношение на автоматизацията на други системи все още нямаме технологичната база в България. Мисля, че и в света базата не е толкова добра за развитие на такива BPM.
Другото разграничение, което трябва да направим, е дали процесите, които ще се моделират, са чисто вътрешни за фирмата или излизат извън нея и координират партньори. Първите BPM са по-лесни за внедряване, а вторите са по-полезни и обикновено се налагат от водещите играчи на пазара, те разпространяват тази култура на мислене.
Настъпил ли е повратният момент, в който перспективните компании да се превърнат в клиенти на BPM софтуер?
В България отдавна сме закъснели за това. Особено по отношение на лесните начини за въвеждане на BPM – управление на хора, вътрешни процеси и т.н. Ние и без това сме назад като икономика и единственото, с което можем да се борим на равни начала със западните и източноазиатските икономики, това е по-ефективното управление на времето. С внедряването на BPM в крайна сметка се печелят пари, това не е мода или глезотия на ИТ хората.BPM доставчиците често подчертават процента на мениджърите, нуждаещи се от по-солидна и точна информация, или това, че те нямат вяра на някои данни, които достигат до тях. Това ли са основните фактори, които биха могли да дадат тласък на масовото внедряване на софтуерните BPМ продукти?
Системите за управление на бизнес процеси не са информационни системи за мениджърите. Информацията, която се вади от BPM, е допълнителна, не е свързана с това колко сме продали или колко сме били ефективни. Тя е за това колко ефективно вършим работата вътре във фирмата и евентуално, ако е по-широк процесът, доколко ефективно се координираме с нашите партньори. Важно е BPM да не се превръща в информационна система. Ако искаме тя да стане източник на информация за висшия мениджмънт, трябва да бъде комбинирана с външни Business Intelligence решения.BPM са основа за изграждането на проактивни системи. Болшинството от информационните решения за бизнеса са пасивни – събират данни и когато някой им ги поиска, те му ги показват. Модерните, пестящи време системи са проактивни – когато нещо се случи, сами започват да вършат някаква предварително заложена дейност.
Някои компании са направили решаващата крачка за внедряване на BPM, други като че ли стоят настрани, несигурни в решението на уравнението за съотношението на разходите и ползите?
Действително бизнесът не знае какви са му ползите, а разходите в повечето случаи наистина са доста високи. Повечето компании вече са се опарили от някакво внедряване на ERP или друг софтуер - няколко месеца хора тичат из фирмата, инсталират, настройват и т.н. Тя трябва да има голям резерв, за да може да издържи този процес. Ако е с тънък марж и работи на ръба, това може да срине бизнеса.Добре направените BPM се внедряват по-лесно, защото те са някаква надстройка и обикновено техният интерфейс не е толкова сложен, колкото друга система. Но хората, които я внедряват, трябва да са много компетентни, защото при разписването на процесите де факто са налага някакъв стандарт на правилата в организацията. Ако в тях е заложено нещо накриво, то няма как да бъде оправено после на ръка.
Много голям спиращ фактор е нещо, за което ИТ хората не обичат да говорят. Като цяло ИТ браншът има лош имидж пред бизнеса в България. Повечето от клиентите не са съвсем доволни от своите взаимодействия с хората, които внедряват подобни системи. Много разходи, дълго време на внедряване и накрая не получават това, което искат.
Специфичните доработки към всеки бизнес софтуер заробват по някакъв начин клиента към съответния доставчик. Докато модерните архитектури, базирани на услуги, които изнасят тази специфика отвън, позволяват по-голяма независимост.
