15 полезни съвета за Excel

Категория: Интернет
вторник, 10 Февруари 2004 0:00ч

Microsoft Excel е претъпкан с функции, които извършват много полезни изчисления и тестове. Тук ще разгледаме 15 от тях, които може и да са ви известни, и ще ви покажем някои интелигентни начини да ги накарате да работят върху вашите данни.
В началото обаче, предупреждаваме: първо, тези функции работят само когато е активиран допълнителният модул Analysis ToolPak. За да го пуснете в действие, изберете Tools|Add-ins, изберете полето за отметка с название Analysis ToolPak и щракнете върху ОК. Ако допълнителният модул не е инсталиран, ще ви бъде напомнено да направите това. Второ, целта на тази статия е да възбуди апетита ви за тези функции; тук няма място да разгледаме в подробности начина им на употреба. Ако искате повече информация за някоя от тези функции, напишете името й в Excel Help.

1
Функцията COUNTIF брои колко пъти се среща дадено условие. Например, ако имате списък на дните от месеца в колона А (клетка А1:А31) и искате фактурите за продажби за същите дни да бъдат изведени в колона В, може да изброите броя на дните, в които продажбите възлизат на повече от 5000 USD със следната функция: =COUNTIF(B1:B31,”>5000”). Друга подобна функция - SUMIF - сумира величините, вместо да ги брои.

2
Функцията CHOOSE взима едно число в диапазона от 1 до 29 и списък на елементи (до 29) и връща елемента, който съответства на числото. Тази функция се използва например за намиране на деня от седмицата, съответстващ на дадена дата. Ако искате да откриете кой ден отговаря на определена дата, използвайте CHOOSE в комбинация с функцията WEEKDAY, която намира деня (от 1 до 7) за дадена дата. След това с помощта на CHOOSE превърнете числото в име на ден. Да приемем, че вашата дата е в клетка B2. С помощта на CHOOSE да намерим деня от седмицата, в която попада тя:
=CHOOSE(WEEKDAY(B2),”Sun”,”Mon”,
”Tue”,”Wed”,”Thu”,”Fri”,Sat”)

3
Функцията MOD (от modulus - модул) връща остатъка, когато едно число се дели на друго. Например =MOD (4,3) връща 1. С тази функция например може да форматирате вашата работна таблица по определен начин през ред, като изберете клетките, подлежащи на форматиране, и след това изберете Format|Conditional Formatting. Изберете Formula Is и въведете следната формула: =MOD(ROW(),2). (Функцията ROW връща номера на текущия ред.) Щракнете върху Format и в етикета Pattern установете начина за форматиране на таблицата през ред. Накрая щракнете върху ОК и готово!

4
Функцията DATEIF не е документирана в повечето версии на Excel. Тя връща времето между две дати, измерено по ваш избор в пълни години, пълни месеци или дни. Тази функция е много полезна за изчисление на трудовия стаж на дадено лице. Въведете датата на раждане на лицето клетка А1 и въведете следната формула в клетка В1, за да изчислите възрастта му в години: =DATEIF(A1,NOW(),”y”)

5
Функцията NEWORKDAYS изчислява броя на работните дни (без уикендите) между две дати. Вие може да зададете празниците, които да бъдат изключени от изчислението. Въведете датите на празниците в колона А, след което ги изберете и щракнете върху Insert|Name|Define и дайте на диапазона име holidays. Въведете началната и крайната дати в клетки B1 и C1. накрая изчислете броя на работните дни между двете дати със следната функция:
=NETWORKDAYS (B1,C1,holidays)

6
Използвайте функцията CONVERT, за да конвертирате измерванията от една мерна единица в друга. Например, за да превърнете величината от клетка А2 от инчове в сантиметри, използвайте следната функция: =CONVERT(A2,”in”,”cm”). В Excel Help ще намерите пълен списък на конверсиите и аргументите на функции, които трябва да използвате за всяка мерна единица.

7
Функцията ISERROR връща True (истина), когато клетката, за която се отнася, съдържа грешка, и False, когато няма грешка. Ако използвате тази функция съвместно с NOT и IF, може да създадете низ, който събира масив от числа, игнорирайки всички клетки, които съдържат грешки. Така че ако вашите числа са в диапазона от А2:А6, въведете следната функция и натиснете Ctrl-Shift-Enter, за да я въведете в клетката (тя е функция за масив т.е. извършва множество изчисления с множество стойности):
=SUM(IF(NOT(ISERROR(A2:A6)),A2:A6,””))

8
Функцията LARGE връща n-тото най-голямо число в даден списък. Ако имате списък на тестови резултати в клетки A2:A10, може да намерите този, който е на трето място с помощта на следната функция: =LARGE(A10:A10,3). Съществува и друга подобна функция, SMALL, която намира n-тото най-малко число в даден списък.

9
Функцията SUBTOTAL изчислява междинна сума за даден списък. Тя може да се окаже полезна, когато използвате филтриран списък. Проблемът при използването на SUM с филтър е в това, че функцията сумира както скритите, така и видимите величини. За разлика от нея, SUBTOTAL сумира само видимите величини. Вместо сами да въвеждате функцията SUBTOTAL, щракнете върху бутона AUTOSUM, който се намира в лентата с инструменти, и той ще запише правилната функция SUBTOTAL.

10
За да изчисли квадратен корен от дадено число, Excel използва функцията SQRT; например, =SQRT(25) пресмята квадратен корен от 25. Но когато се налага например да изчислите кубичен корен, трябва да работите с математическата идея, че кубичният корен всъщност е повдигане на числото на степен 1/3. Ето защо, за да намерите кубичен корен от 27, можете да изчислите с функцията =27^(1/3). Този принцип може да се разшири и за намиране на корен от всяко число, като го повдигнете на дробна степен.

11
Функциите за търсене намират данни в таблици. Ако в колона А имате списък на имената на офисите, а в колони В и С има списъци с данни за продажбите, функцията =VLOOKUP(“Seattle”,A2:c15,2,FALSE) търси Seattle в колона А на таблицата с данни (A2:C15) и връща съответстващата величина от колона В (втората колона в таблицата). Въведете във формулата FALSE, за да укажете на Excel, че данните не са сортирани и че е необходимо точно съответствие.

12
Функцията =TODAY() въвежда текущата дата в клетка. Може да я използвате с макрос, за да запишете файл, в чието име се съдържа днешната дата. Примерният макро код записва файл, използвайки съдържанието на клетка А1 като име на файл. Затова просто въведете =TODAY() в клетка А1 и стартирайте следния макрос, за да я изпитате:

Sub savenamefromcell()
Dim savename AsString
savename=Sheets(1).Range(“A1”). Value & “.xls”
ActiveWorkbook.SaveAs Filname:=savename
End Sub

13
Използвайте функцията FREQUENCY, за да преброите колко пъти дадено число фигурира в поредица от стойности. Функцията изисква набор от обхвати (или двоични числа (bins)), за да групира величините. Например може да използвате двоичните числа, съответстващи на 5, 0, 15 и 20, за да преброите честотата на появяване на величините в обхватите 0:5, 6:10, 11:15 и 16:20. Поради това, че FREQUENCY е функция, която работи спрямо масив, първо трябва да изберете обхват от клетки с данни, който да е със същия размер, като двоичния обхват (bin range). След това трябва да въведете функцията =FREQUENCY (A1:D15, F2:F5), след което наберете Ctrl-Shift-Enter. В този пример използвахме двоични числа от обхвата F2:F5, за да преброим числата от обхвата A1:D15.

14
С помощта на функцията OFFSET създаването на динамични обхвати не е трудна задача. Тя се избира в диалоговия прозорец, който се появява след избор на Insert|Name. OFFSET наименува списък от числа в колона А, като предполага, че списъкът започва в клетка А1 и че няма празни клетки в същия обхват: =OFFSET($A$1,0,0,COUNTA($A:$A),1). Ако дадете на вашия обхват например името FilledCells, функцията =SUM(FilledCells) ще сумира величините в списъка. Резултатът се обновява автоматично при добавяне или премахване на числа. Аргументите за функцията OFFSET са началната или отправната клетка; броят на редовете и колоните над, под или до отправната клетка; и броят на редовете и колоните, които трябва да бъдат върнати. Функцията OFFSET е доста полезна за създаване на диаграми, които се обновяват при добавяне на нови данни. Практически пример за тази функция ще намерите в статията “Automatic Charting (автоматично съставяне на диаграми, www.pcmag.com/article2/0,4149,33331,00asp).

15
Функцията FV (future value, бъдеща стойност) пресмята възвращаемостта от дадена инвестиция. За да изчислим десетгодишната възвращаемост от 1000 USD, инвестирани днес със сложна лихва 5 процента, трябва да използваме функцията =FV(5%/12,10*12,,-1000), която връща $1.647.01. Ако правим допълнителни месечни плащания от 10 долара на месец, бъдещата стойност ще бъде =FV(5%/12,10*12,-10,-1000) и връща $3199.83. Тук използваме отрицателни стойности, защото не плащате пари. Гледайте да избирате лихвата, така че да съответства на периодите, които използвате. Ние приемаме 12 периода на година, така че лихвата е 5%б12.
Подобни малко познати функции откриват нови възможности за повишаване на продуктивността, както и за забавление на потребителите.
Етикети: Microsoft , Sun , Апис , НАП , тестове , ATI , BI , файл , network , стаж , PC , ИТ , C , Интел , задача , IT , информация , Excel , ATIC , СНЕ , изпит , БИ , СКАТ , MEF

Четете още:



Последни новини
Американската компания Oculus, която стана популярна преди всичко със своите ...
 
Платформата за онлайн поръчки на храна foodpanda обяви нова серия ...
 
Винаги около Коледа настъпва трескаво оживление по магазините и всеки ...
 
Бързо-развиващата се социална мрежа за споделяне на снимки Instagram, която ...