Управление на документи с DocuWare
Категория: Интернет
понеделник, 10 Февруари 2003 0:00ч
DocuWare AG е една от най-известните фирми, производителки на софтуер за управление на документи и архивиране, в света. Фирмата е с традиционно добри позиции в Германия, Западна и Източна Европа. Компанията е много добре представена и в САЩ, Централна и Южна Америка и регистрира растеж от 10% за 2002 г на фона на общия спад в IT сектора. Между клиентите на фирмата могат да се видят организации като BMW (D), Hewlett-Packard (D), Kodak (D), Siemens (D), Sony (D), Daimler Chrysler Aerospace (D), Ministry of Defence (GR), U. of A. Presidents Office (USA), U.S. Postal Service (USA), First National Bank (USA) , Raiffeisen-bank Aschaffenburg (D). В България един от първите клиенти на системата е ING Пенсионно Осигурително Дружество.
Системата DocuWare e ориентирана към средни и големи организации. Тя осигурява съхранението на голям обем документация и предоставя богата функционалност, разпределена в един основен и над 15 допълнителни модули. Софтуерът осигурява импорт, сканиране, конвертиране, индексиране, анотиране, извличане на информация, отпечатване и експорт на най-разнообразни документи - счетоводни статии, кореспонденция, електронна поща, технически чертежи, цифрови фотографии, аудио и видео файлове.
Съхранение и индексиране
Хартиените документи (писма, фактури и т.н.) могат лесно да бъдат въведени в системата в електронен вид. След като бъдат сканирани, те преминават в област за временно съхранение, където се сортират и разпределят тематично. По няколко начина може да бъде създаден индекс за организиране на документите. Файлове, създадени в Word, Excel и PowerPoint, се прехвърлят в системата с едно щракване на мишката. Документи, генерирани от каквото и да е Windows приложение, се индексират и сортират автоматично.
Могат да се съхраняват и анотации, цветни печати, подписи и др., асоциирани с даден документ.
Извличане на информация
Документите, съхранени в DocuWare, могат да бъдат намерени чрез търсене по ключови думи и цифри, без значение дали са били въведени като текстови файлове или чрез сканиране. Ползват се до 24 критерия за търсене.
Бързото откриване на документи в DocuWare се постига чрез организирането на ключовите думи в отделна база данни. Вградената в системата СУБД (RAIMA) е достатъчна за по-малки работни групи или когато повечето потребители имат достъп само за четене. В по-интензивни приложения базата данни за ключовите думи е предлаганата с DocuWare MS SQL Server. Възможно е използването на всяка друга SQL-базирана СУБД през стандартен ODBC интерфейс.
