Системите за електронен документооборот увеличават ефективността на бизнесадминистрацията
Категория: Интернет
четвъртък, 10 Януари 2002 0:00ч
вянето на съдържанието им, правят архивите преносими и по-защитени от загуби на информация. Неколкократното ускоряване на документооборота също има своето парично изражение. За да се ползват тези удобства, единственото хардуерно нововъведение са скенерите, които са евтини и не ползват консумативи.
Системите за документооборот – кратък преглед
Ефектът при системите за документооборот е значително по-бърз и лесен за постигане в сравнение с други системи за бизнеса и администрацията, като например тези за ресурсно планиране, управление на връзки с клиенти, управление на собствеността, управление на вериги от подизпълнители и др., чиято ефективност изисква висока подготовка на кадрите, които ги ползват.
У нас обаче все още не се забелязва открояване на системите за електронен документооборот сред другите управленски решения според признаците бърз икономически ефект и лесно внедряване. В този смисъл комуникацията с пазара и посланията към потребителя трябва да бъдат на необходимото ниво. Софтуерните решения за администрацията би трябвало да се представят по начин, разбираем за административния ръководител, а не на жаргона на научно-техническото разузнаване.
От своя страна съществуващото разнообразие от системи за електронен документооборот допълнително подтиква към преждевременни технически сравнения, още по-трудно разбираеми за един ръководител, особено когато се търси интегриране на тези системи с допълнителни решения, например за управление на работните процеси и контрол по изпълнението на задачите.
Прилагане на системите за електронен документооборот
Това, с което първо трябва да се запознае един ръководител, е мястото на всяко предлагано решение във възможния набор от решения за неговата организация. На този въпрос могат да отговорят най-добре местни фирми с отдели за софтуерни разработки, които предлагат комплексни софтуерни решения за цялостни корпоративни нужди. Това гарантира поддръжката на системите, съвместимостта, адекватността към конкретните нужди, опциите за разширяване с нови модули, актуализирането във времето и дори ценовата приемливост на дадено решение.
Друг важен съвет е да се използват серийни, стандартни решения и по-малко - поръчкови разработки. Серийните системи са по-надеждни и техните нови версии се придобиват с минимални средства, при което организацията винаги е в синхрон с динамиката на развитие на ИТ технологиите. Една серийна система обикновено е с по-изгодна цена и по-големи възможности. Единственият проблем е в това дали ще се намери подходящата система.
