Електронните документи на мода с кризата

Категория: Бизнес Приложения
it FORUM
сряда, 25 Април 2012 14:30ч

Електронните документи на мода с кризата

EDMS (електронните системи за управление на документооборота) не са нещо ново, но кризата, както и все по-широкото навлизане на мобилни устройства, електронни разплащания и т.н. карат все повече мениджъри да се замислят дали вече не е дошло времето да започнат прехода към електронна документация.


За края на хартиените документи се заговори преди повече от десет години, но явно кризата е по-голям стимул от околната среда, за да се даде тласък на търсенето на EDMS.


Най-общо казано, едно решение за управление на документооборота представлява софтуерен продукт, използван да следи и съхранява както електронни версии на документи, така и сканирани копия на хартиени такива. Въпреки че засега трудно може да се говори за 100-процентово отказване от хартиения носител, със сигурност може да се твърди, че посоката на общата тенденция е такава. Освен очевидните предимства, електронният документооборот е и по-ефективен от своя традиционен „офлайн“ аналог. С помощта на модерните технологии могат например да се проследяват версиите на едни и същи документи, необходими за работата на повече от един служител, всеки от които има нужда от последните корекции – нещо което при традиционния начин на работа обикновено е свързано с огромна загуба на време.


Информираността на компаниите за електронните системи за документооборот нараства през последните години, но въпреки това, както често се случва, твърде многото приказки (предимно от устата на търговци) оставят някои аспекти на тази сфера недоразбрани, а други са възприемани по различен начин от различните технологични доставчици. Например системите за документооборот често се бъркат със решенията за управление на съдържание (content management). Всъщност общият термин управление на съдържани включва в себе си и EDM (Electronic document management) системите, тъй като текстовите документи са един от възможните начини за събиране на информация. Дори съвсем малки предприятия биха могли подобрят своята продуктивност и да спестяват с една EDM система.


Всъщност именно финансовите ограничения в много по-голяма степен притискат малките и средните фирми, които често не могат да си позволят да наемат достатъчно хора за обработка на ежедневния поток от документи и едно решение за неговото автоматизиране би могло да окаже драматичен ефект. Така служителите ще отделят повече време за това, за което всъщност са наети и винаги имат под ръка цялата им необходима бумащина – с няколко клика на мишката. Много ръководители на компании гледат на електронните документи като на нещо сложно за внедряване, особено когато става дума за малка компания.


Истината обаче е, че именно в неголяма по-размер организация е по-вероятно даден човек да има пълна представа за това какви точно са процедурите, свързани с документи вътре в нея. Това познание прави много по-лесно внедряването на EDMS. Много са конкретните причини, които могат да се посочат за това компаниите да внедряват EDM системи. По този начин техните документи са по-лесни за намиране и споделяне, не заемат физическо място в офиса и, разбира се, по този начин се „спасяват“ дървета.


Основните предимства, които имат значение за бизнес операциите на компаниите са свързани със сигурността на данните, централизираното съхранение на документите, спестяването на средства, сигурното спазването на определени изисквания и интеграцията с други бизнес софтуерни системи. Дори държаните под ключ документи на практика са уязвими, тъй като все някога биват изваждани за употреба. Разбира се безхартиеният подход също не гарантира абсолютна сигурност, но тук нивата на достъп могат да бъдат фино настройвани, така че чувствителна информация да няма как да попадне пред очите на неупълномощени лица.


Добрите решения на пазара позволяват индивидуални, групови настройки и нива на достъп, в зависимост от ролята служителите или останалите хора, които трябва да ползват определени документи. Т.е. всеки може да има различен достъп до различни документи или части от тях. Например на мениджъра може да се дадат права да чете, записва, модифицира и трие файлове, а на неговите подчинени – само да четат. Или изобщо да нямат достъп до група от файлове, ако работата им не го изисква. Една качествена система за сигурност също включва и съхраняване на история за това кой и кога е достъпвал дадения ресурс.


Целият анализ можете да намерите на http://www.itforumbg.net/article/elektronnite-dokumenti-ne-sa-samo-za-golemite?page=0,0


Етикети: електронни документи , системи за управление , EDM , EDMS

Четете още:



Последни новини
Джони Деп се завръща на голям екран в емблематичната си ...
 
AOC представя най-бързият геймърски монитор с NVIDIA G-SYNC до момента. ...
 
Още един смартфон от богатото портфолио на Huawei вече е ...
 
Приложенията Word, Excel и Outlook вече могат да бъдат интегрирани ...



Най-четени