Аутсорсингът на печата дава по-добър контрол над изобилието от документи
Услугите за аутсорсинг на печатни устройства (Managed Print Service - MPS) намаляват разходите за печат и цифровизирането на документи и повишават продуктивността в офиса. В момента много компании не разполагат с метод, с който да следят нивото на печат и дейностите, свързани с него. Те не разполагат с инструменти, които да им показват дали в рамките на организацията се печата по най-оптималния начин. Лишени са и от механизми, които да намалят разходите вследствие грешки на служителите или честите повреди на машините, повишената консумация на електричество, завишеното използване на консумативи и т.н. Разбира се, това са все проблеми специфични за компании, притежаващи над определен брой устройства (МФУ, принтери и скенери) и затова от стратегия за аутсорсинг на печатни устройства преди всичко имат нужда големи корпорации, финансови институции и структури на администрацията, но от тях могат да се възползват и по-малки организации.
Лидерите с глобален обхват
Според независимата анализаторска компания Gartner лидерите в аутсорсинга и управлението на печатни услуги са Xerox и HP. И двете компании се намират в класацията “Магически квадрант на стратегиите за аутсорсинг на печатни услуги" (Magic Quadrant for Managed Print Services - MPS) на анализатора (категорията “аутсорсинг на печатни услуги” е представена от Gartner за първи път миналата година, за да осигури професионално ръководство за тази пазарна ниша). В своя „Магически квадрант” той оценява компаниите по критериите „цялостност на визията” и „способност за изпълнение”. Според доклада Gartner определя лидерите като „осигуряващи MPS услуги на широк кръг от потребители (включително най-големите и географски най-обширните), за да могат да демонстрират истински глобален обхват." Те не трябва само да покажат умения за предоставяне на днешни MPS услуги, но също така и разбиране, инициатива и ресурси за подготвянето на утрешните. Лидерите в квадранта обогатяват обхвата на MPS с широка гама услуги с добавена стойност. Те помагат на корпоративните клиенти да модернизират управлението, да минимизират разходите и да подкрепят поддържането на устойчива околна среда. С решенията за хардуер, консумативи, софтуер и услуги клиентите могат да получат оптимизираща разходите, високопродуктивна среда за печат и изображения.
Нов клас интернет базирани решения
Горещите новини около HP са свързани с разширеното й сътрудничество с Canon и създаването на ново глобално специализирано бизнес звено - Managed Enterprise Solutions (MES). Сътрудничеството с Canon е с цел съвместният маркетинг и дистрибуцията на нова гама многофункционални офис системи, които обединяват най-доброто от двете компании – многофункционалните устройства на Canon и корпоративните решения за печат и обработка на изображения на HP. Новото споразумение е продължение на съществуващото сътрудничество между двата гиганта и им позволява да предложат на клиентите нов клас интернет базирани решения, които съчетават многофункционалните устройства за обработка на изображение на Canon с решенията на HP за системна интеграция и управление на устройствата и документопотоците в офиса. С добавянето на по-широкия кръг софтуер и услуги, предлагани от HP решения за управление на печата и глобалния сервиз и подкрепа на Canon корпоративните клиенти ще имат достъп до едно от най-пълните предложения в бранша, предоставящо повишена ефективност и по-значително намаляване на разходите.
Споразумението включва настоящите и бъдещи продуктови гами на двете компании, предоставяйки на клиентите по-висока съвместимост на продуктите в инфраструктурата за печат на офиса им. Сanon и HP ще спечелят и от достъпа до гамата софтуерни решения, разработени от другия партньор или от трети страни, в това число конзолата за управление на предприятието imageWARE и многофункционалната вградена платформа за приложения (MEAP) на Canon, както и интернет базираното управление на принтери (Web JetAdmin). Последното е безплатен и лесен за употреба софтуер за системно управление, който спомага за оптимизиране работата на устройствата, контрол върху разходите за цветен печат, сигурност, управление на консумативите. Той позволява дистанционно конфигуриране, проактивно следене, обслужване и отчетност на печатащите устройства. Последната версия на HP Web JetАdmin 10.2 е пусната през март 2009 г. и включва подобрени възможности за дистанционно управление, подобрени устройства за следене и конфигуриране и управление на консумативите, които намаляват времето за поддръжка и цялостните разходи за разполагане. Очаква се разширеното портфолио на двете компании да бъде предложено на клиенти от Северна Америка и Европа, както и на глобални корпорации от тези региони.
За да подпомогне развитието и ръста на MPS, компанията представи новото си глобално специализирано бизнес звено, наречено Managed Enterprise Solutions (MES). Организацията е структурирана така, че да подобри подхода на НР към пазара и да осигури на клиентите най-пълния набор от подлежащи на персонифициране услуги, софтуер и решения, интегрирани с пълното портфолио от интелигентни устройства на НР, включително и продукти на Canon.
С бурното навлизане на дигитално съдържание глобалните компании се нуждаят от технологични решения, които да им позволят да вземат контрол над изобилието от документи и да превърнат информацията в знание, което могат да използват и управляват. НР разшири своето портфолио от решения за печат, което ще позволи на компаниите да предвижват документите по-бързо и безпроблемно да извършват трансформацията от дигитални и физически носители.
По-добър контрол на печатните процеси
Новините при Xerox са, че наскоро пусна своята нова услуга за по-автоматизиран и потребителски ориентиран онлайн печат - Web Services 7.0. Като елемент от FreeFlow Digital Workflow Collection на Xerox, услугата е цялостно онлайн печатно решение, което позволява на печатниците с лекота да обработват поръчките си, да управляват продукцията и да поддържат непрекъсната връзка с клиентите. Web Services 7.0 предлага възможности за персонализация, генериране на PDF и PDF–X и информация за текущото състояние на поръчката. Онлайн платформата е мощен полиграфически инструмент за изпълнение на поръчки както за дигитален, така и за офсетов печат, като спестява значителни средства и време за операторска работа. Клиентите на печатници, ползващи Web Services 7.0, също са улеснени при подаването на заявката си с бърз избор на множество предварително зададени клиентски формати и параметри на изделието.
От Xerox смятат, че потребителите ще оценят функцията за създаване на персонализирани клиентски формати с текстове и изображения, с интерактивни визуализации преди отпечатване. Агенти по недвижими имоти например могат да се логват в уеб портала на печатницата, която ги обслужва и да изпращат персонализирани поръчки за печат, като визитни картички, описания на горещи оферти за имоти и маркетинг материали. Поръчките биха могли да са предварително съобразени с установените бранд стандарти на компанията за недвижими имоти и агентите могат да прегледат файловете преди печат.
Без нужда от HTML програмиране за инсталиране и настройка на Web Services 7.0 печатниците могат лесно да създават темплейти по видове приложения (клиентски шаблони), които лесно се персонализират. Изработката на печатни материали за кръстосана продажба е друго атрактивно приложение за промотиране на нови услуги чрез разпределяне на свободното печатно пространство между няколко рекламодатели, таргетиращи общ пазар. Целта е по-добра ефективност, резултатност и снижаване на разходите.
В областта на стратегиите за аутсорсинг на печатни услуги Xerox работи с клиенти като Procter & Gamble, Reuters, Enterprise Rent-A-Car, The Dow Chemical Company и KeyCorp и постига съкращаване на оперативните им разходи с до 30%. Пакетът от предложения на компанията се базира на информационната методология Lean Six Sigma и е създаден да оптимизира печатната им инфраструктура, като им помага да управляват по-добре обема от документи, който циркулира в организацията, както и разходите, свързани с печат, обмен и обновяване на информацията. От малки фирми до глобални корпорации, Xerox оптимизира употребата на периферни устройства от различни производители, като принтери, факс машини и копири, по начин, по който служителите се приспособяват лесно към новите технологии и работни процеси.
Xerox България предложи на пазара и ново цялостно решение за обединяване и оптимизиране на корпоративните печатни процеси - Y-Soft SafeQ. То е базирано на сървър решение за управление, отчетност и разпределение на печатните процеси в дадена организация. Все по-често оптимизирането на печатната инфраструктура се счита за възможност за съкращаване на оперативните разходи и увеличаване на общата ефективност. Ето защо Y-Soft SafeQ е оптималното решение за големи и средни организации, които се нуждаят от анализ на реалните разходи за печат и подобряване на съществуващата инфраструктура. Решението се интегрира към печатащите устройства на Xerox и дава на потребителите контролиран достъп до печата и копирането чрез магнитни идентификационни карти, режим на печат „следвай ме”, при който задачите за печат се изпращат до SafeQ сървъра, и след това се принтират от което и да е устройство в мрежата, ако съответният потребител е оторизиран, отчетност при всяка задача на индивидуален или групов принцип или на база проект, възможност за кредитно отчитане на всеки потребител, мощен модул за анализ на отчети с разнообразен формат, анализ на натоварването на устройствата за оптимизиране на вътрешната печатна структура, лесна настройка на потребителския достъп и администрирането.
Едно от важните предимства на решението SafeQ е възможността за защитен (отложен) печат. Тази функция е жизненоважна в секторите финанси и застраховане, където сигурността е от съществено значение, достъпът до всяка принтирана страница трябва да бъде предварително регулиран, както и копирането и сканирането на документи в системата. Устройството SafeQ позволява пълен контрол и протекция на принтираните документи, за да не попаднат в чужди ръце. Потребителите могат да съберат разпечатките си от всеки принтер в мрежата, когато поискат.
На всеки потребител може да бъде определен индивидуален лимит под формата на потребителски кредит, в който се отчитат изразходваните от него средства. Проверката на кредита допълва процеса на оторизация и достъпа до устройството. Тази функция е приложима в образователни институции, където разходите за печат и копиране могат да бъдат за сметка на потребителите. За всеки потребител се създава профил за индивидуален достъп, който съхранява информация за неговия кредит (пари, точки, условни единици и т.н.). Основната полза е възможността всеки студент да печата и копира на разумна цена и в същото време да бъде запазен тотален административен контрол.
