10 стъпки за успешно внедряване на ERP

Категория: Бизнес Приложения , ERP
Saga Technology
сряда, 26 Ноември 2008 13:58ч

Основите на теорията за планиране ресурсите на предприятието (ERP) се създава в края на 60-те и началото на 70-те години на миналия век със започването на използването на компютърните системи в производствените предприятия. Първите приложения се използват във финансовата сфера. Компютрите се използват, за да се намали ръчната работа при водене на счетоводство, изчисляване на заплати, изчисляване на лихви и др. По-нататък компютрите започват да навлизат и в оперативната работа на предприятието. С помощта на изчислителната техника започват да се обработват процесите по планиране, създаване на графици и поръчка на материали. Това приложение е известно като планиране на материалните ресурси (MRP). До края на 70-те, с навлизането на компютрите, все по-голяма част от предприятията започват да въвеждат MRP за по-добро управление на бизнеса. Компаниите започват да използват масово този нов инструмент, който им позволява да управляват по-добре наличните си запаси от материали и продукция, да намаляват сроковете за доставки на материали, да намаляват стойността на доставките и да подобряват изпълнението на клиентските си поръчки в обещаните срокове.

С по-широкото навлизане на MRP предприятията започват да разбират, че за да увеличат ползите от правилното планиране на доставката на материали е необходимо те да бъдат свързани и с планиране на производствения капацитет на предприятието. Започва да се заражда второ поколение на MRP, което е наречено планиране на производствените ресурси (MRPII), което разширява обхвата на планирането. MRPII включва в себе си планиране на материалните ресурси (MRP) и планиране на производствения капацитет (CRP). По този начин предприятията могат да планират както необходимите материали така и натовареността на производствените си мощности.

Последните версии на системите за управление на бизнеса са познати като планиране ресурсите на предприятието (ERP). При тях освен възможностите на MRPII се включват процесите свързани с висшето ръководство на фирмата, продажбите, проектирането, управлението на финансите и контрола на качеството.

10-те стъпки, през които трябва да се премине за успешно внедряване на ERP.


Най-трудната част при внедряване на ERP е самото започване. Познаването на философията на ERP и разбирането на концепцията му е съвсем различно от това как да внедрим ERP в нашето предприятие. Внедряването на ERP в предприятието е свързано с промяна на начина на работа почти в цялата организация. За успешното протичане на внедряването е необходимо преминаването през следните 10 стъпки:

1. Обучение
2. Ръководство
3. Оценка
4. Измерване на постигнатото
5. Отговорност
6. Разбирателство
7. Организация
8. Планиране
9. Бизнес процеси
10. Софтуер

1. Обучение

Процеса на обучението се разделя на три основни фази. Първата е обучение на висшия управленски състав. Най-подходящо за това обучение е посещаването на няколко дневен курс, който да включва основните принципи на ERP, промените които трябва да се направят в организацията, ролята на ръководството при внедряването, измерване на постигнатото и стъпките през които трябва да премине внедряването. В това обучение е добре да участва целия ръководен състав. По този начин целия екип ще постигне общо виждане и съгласие за бъдещето на компанията.

Втората фаза на обучение е насочена към оперативните ръководители. Обикновено това са 10-25% от персонала. То трябва да започне не по-късно от 30 дни след обучението на ръководния състав. Обучението е насочено към ръководителите на отдели, ръководители на екипи и други ключови позиции в оперативната работа на предприятието.

Обикновено това е двудневно обучение от външен инструктор, който трябва да представи връзките на бизнес процесите между отделните звена в предприятието.

Третата фаза на обучение е насочена към останалата част от работниците и служителите в предприятието. За успешното внедряване на ERP е необходимо участието на 90-100% от личния състав на компанията. Всеки човек е необходимо да премине през теоретично и практическо обучение свързано с неговата работа. Преди всичко трябва да се разбере, че ERP не е внедряване на софтуер. Това е проект, свързан с промяна на начина на работа на предприятието. Най-важен фактор в този процес са всички хора, работещи в компанията.

2. Ръководство

Ръководството е най-критичният фактор за успешното внедряване на ERP в предприятието. Ръководството на компанията трябва да подкрепя напълно проекта. Лидер на проекта трябва да бъде президента на компанията или основна ръководна фигура. Внедряването на ERP изисква включването на всички звена от компанията в процеса. Затова ръководна роля в проекта трябва да заема човек с авторитет във всички отдели на предприятието.

3. Оценка

Трябва да се изготви документ, който да опише очакваната стойност на проекта и очакваните ползи за предприятието след успешното внедряване на ERP. Това е една от първите задачи на екипа по внедряването. Документът трябва да даде представа на ръководния състав на предприятието за разходите, които се очаква да направи предприятието за внедряването на ERP, както и какви приходи се очакват в бъдеще. Оперативните ръководители също трябва да се запознаят с изготвения документ, за да разберат какви са очакванията от техните отдели. Документът включва:

a) Приходи

• Достигане на висока достоверност на данните
• Намаляване на необходимите наличности от продукция и материали
• Подобряване на процеса на доставките
• Повишаване на гъвкавостта и намаляване на времето за производство
• Повишаване качеството на продукцията
• Повишаване отговорността на служителите
• Намаляване на разходите за доставка и транспорт
• Увеличаване на продажбите, в следствие на повишената
конкурентоспособност
• Повишаване на производителността

b) Разходи

• Обучение
• Наемане на външни консултанти
• Ръководител на проекта, зает само с внедряването
• Пътувания
• Времето, изразходвано от екипа по внедряване
• Учебни пособия, книги, видео материали и др.
• Софтуер и Хардуер

Документът трябва да изчисли и очакваната възвращаемост от изпълнението на проекта. Успешното внедряване в някой компании е довело до възвращаемост от над 250%.

4. Измерване на постигнатото


Истинските резултати от успешното внедряване не е просто внедряването на системата, а какво се е променило в работата на компанията. Трябва да се оцени подобрението в бизнес процесите на компанията, а не само финансовата страна. Пример за такава оценка можем да видим на фиг. 1

 Област  Отговорност Обект за оценка Оценка
 Планиране на главното ръководство Бизнес планиране Управляващия мениджър Възвръщаемост на инвестициите 
  Продуктово планиране Управляващ Пласмент Увеличаване на продажбите 
  Оперативно планиране Управляваш производството Увеличаване на производството 
 Оперативно планиране Производствен график Оперативното ръководство на производството Изпълнение на графика 
  Планиране на материалите Оперативното ръководство на производството Точност на направените заявки за материали 
 ДАННИ Разходни норми Проектантски отдел Точност на разходните норми 
  Контрол на наличностите Началник склад Точност на данните 
  Маршрути на изделията Проектантски отдел Точност на маршрутите 
 ИЗПЪЛНЕИЕ Доставки и логистика Отдел доставки Доставки в договорените срокове 
  Производство Производство Спазване на производствения график 
  Изпълнение на доставките кум клиенти Управляващия директор Увеличение на доставките 
 ПОСТИЖЕНИЯ  Клас Средна ст-ст Общо

 Фиг. 1

5. Отговорност

Най-ефективният начин да контролираме отговорността в процеса на внедряване е да извършваме редовни срещи, на които отговорниците за съответните процеси да дават отчет за извършената работа. Отговорниците не винаги за тези, които изпълняват процеса. Вместо тях отговорни за процеса могат да бъдат тези, които им помагат, или тези които са натоварени с внедряването на системата в съответния отдел.

6. Разбирателство

При внедряване на ERP в една организация се налага да се извършат големи промени в начина на работа и начина на мислене. В добрия случай, това ще стимулира творческия процес. Ако, обаче, по-голямата част от персонала се страхува от нововъведенията, то положителните промени няма да се осъществят. Начинът да насърчим творческия процес е да се създаде среда, където новите идеи да бъдат обсъждани. Да се даде възможност на тези идеи, които се очаква да имат положителен ефект. В резултат на това ентусиазмът сред служителите може да нарасне значително.

Ръководството трябва да оказва положително отношение и подкрепа за извършване на промените. Решенията трябва да се взимат на база фактите, а не по емоционални подбуди. Често се случва, всеки да твърди, че неговата работа е най-важна. Трябва да се постигне разбирателство между всички отдели във фирмата. Новите идеи трябва да бъдат обсъждани и да се даде шанс за осъществяването им. При неуспех не трябва да се обвинява този, който е дал предложението. Защото това би довело до спадане на мотивацията у служителите. При обсъждане на идеите трябва да се разглеждат процесите свързани с тях, а не хората, които ги предлагат.

7. Организация


Ръководителят на проекта и екипа по внедряването играят ключова роля за успеха на ERP. Ръководителят на проекта трябва да дава отчет директно на главния ръководител на предприятието. Неправилно е той да се отчита на по-ниско ниво в йерархията. Това би довело до сигнали за понижен приоритет на проекта. ERP проектът включва всички функционални звена в компанията, което го нарежда сред първите места по приоритет. Екипът по внедряване трябва да включва представители от всички отдели на предприятието. Схема на организацията на екипа по внедряване може да видим на фиг. 2.

  ГЛАВЕН РЪКОВОДИТЕЛ
 
  Управителен съвет  Ръководител на проекта  Консултант
  ЕКИП ПО ВНЕДРЯВАНЕТО 
 Маркетингов отдел Финансов отдел Производство
 Складово стопанство Проектанти Снабдяване
 Координатор на обучениетоОтдел Качество ИТ отдел

Фиг. 2

8. Планиране

Разработването на план на проекта е задача на екипа по внедряване. След създаването му той заема важна роля във внедряването на ERP. След започване на проекта е възможно планът да се променя. Към него се добавят допълнителни задачи, които стават известни в процеса на работа. Препоръчително начало на плана е да се изпълнят 10-те стъпки, разглеждани в настоящата статия. Планът на проекта може да бъде разделен на следните части:

a) Определяне на целите – екипът по внедряване заедно с управителния съвет трябва да определят обхвата и целта на проекта. Това трябва да бъде документ, който да отговаря в най-общ вид на въпросите, какво трябва да се направи и какво се очаква да постигне компанията след успешното приключване на проекта.

b) Оперативен план – специфични задачи, срокове и отговорност за изпълнението им на оперативно ниво. Това е често пренебрегвана задача при планирането. Обикновено се прави подробен план за внедряването на различните модули от ERP софтуера и по-малко се обръща внимание на това какви резултати и в какви срокове трябва да се постигнат от самите оперативни отдели в предприятието.

c) Системен план за внедряване – както оперативния план и в системния  такъв имаме задачи, срокове и отговорности. Системният план се изготвя от ИТ отдела и екипа по внедряване. Той е свързан с осигуряването на хардуерната част (компютри и инфраструктура) и софтуерната част (инсталацията и настройка) от проекта.

d) План за теоретично и практическо обучение – както по рано споменах , успешното внедряване на проекта е свързано с обучение на почти 100% от персонала на предприятието. Правилното планиране в обучението значи всеки един да получи необходимите теоретични и практически знания.

9. Бизнес процеси

Една от характеристиките на добре организираната компания е възможността да предвиди своите оперативни възможности т.е. компанията може да предвиди каква продукция, в какви количества и в какви срокове може да произведе. Такива компании имат въведени бизнес процеси, свързващи всички звена в предприятието. Тези процеси непрекъснато се подобряват. С тяхна помощ влиянието на непредвидени фактори в дейността на фирмата се свеждат до минимум.

Компаниите се стремят да постигнат максимална възвръщаемост от въвеждането на тези процеси, като увеличават производителността си до нива, близки до максималният им капаците. Типични бизнес процеси, които предприятието трябва да контролира при внедряването на ERP са:

• Разходни норми – достигане на 99% точност
• Маршрут на изделията – достигане на 99% точност
• Складови наличности - достигане на 98% точност
• Оперативен план за продажбите –актуална прогноза за продажбите с продължителност поне един месец определяща нуждите от материали и необходимия производствен капацитета на предприятието.

10. Софтуер

За съжаление повечето компании, които искат да внедрят ERP започват с търсенето на софтуер. Опитът показва, че едва 25% от ползите от внедряването на ERP се дължат на новия софтуер. Останалите 75% се дължат на промените в бизнес процесите и промяната в начина на работа на персонала. Ползите от новия ERP софтуер обикновено включват:

• Интеграция – новият софтуер е интегриран пакет, за разлика от досегашните софтуери, които компанията използва. В повечето случаи , старите системи обслужват отделни отдели или функции. При новия софтуер не се налага ръчното прехвърляне на данни от един софтуер в друг.

• Увеличаване на функционалността – новият софтуер включва повече възможности, които сегашните им системи не предлагат. Обикновено, до момента тези функции са се извършвали ръчно.

Избор на софтуер:

Има написани цели книги по въпроса как да изберем ERP софтуер. Накратко можем да определим шест стъпки, през които трябва да преминем при избирането на софтуер.

1. Определяне на изискванията – изисква се интензивно проучване във всички отдели на предприятието.
2. Създаване на екип – определят се представители от всички отдели на компанията, които са запознати в детайли с изискванията на техните отдели.
3. Определяне на изискванията към софтуера – определя се какво точно се очаква от софтуерният пакет.
4. Намиране на доставчици на софтуер – установява се контакт с доставчиците. Определят се 3 - 4 доставчика, които отговарят най-точно на изискванията. Канят се да направят демонстрация на предлагания от тях софтуер.
5. Демонстрации от доставчиците на софтуер – за да направи демонстрация, всеки доставчик на софтуер ще поиска да му се предоставят предварителни данни за компанията.
6. Анализ и оценка – екипът анализира и прави оценка на видяното от демонстрациите. Излиза се с предложение към ръководството.

Внедряване на софтуер


При внедряването на софтуера компаниите могат да се разделят на две основни групи. Първата смята, че за нея няма подходящ софтуер. Обикновено се казва, че „Нашата работа е различна”, „ние не работим по начина, по който софтуера ни кара да работим”. Тези компании се опитват в процеса на внедряване да нагодят софтуера към сегашния си начина на работа, да го променят така, че да изглежда както старата им система, да получат справките във вида, в който са ги виждали до момента. Такива компании са похарчили много средства и време като са тръгнали по този път. Втората група компании разглеждат какво им предлага новият софтуер и търсят в него начини да подобрят досегашните си бизнес процеси. Това не значи компанията да нагоди работата си по софтуера. Трябва да приемем, че софтуера ще реши 90 – 95 % от случаите. След това необходимите промени в софтуера трябва да бъдат обсъдени и разделени в две основни групи. Първата група е на необходимите промени. Това са промените, без които работата не може да продължи.

Втората група са промените, които е добре да се направят. Това са промени, които улесняват работата със системата. Правилното определяне приоритета на необходимите промени е много важно, защото колкото по-малко промени от първия вид са необходими, толкова по-бързо те ще станат факт и внедряването на софтуера ще продължи.

В заключение ще кажа, че внедряването на ERP в предприятието не е внедряване на компютърна система. Това, което прави ERP наистина успешно е подобряването на бизнес процесите, оперативните показатели и обучението на персонала.

Пламен Николов
Триера Софт ООД
Управител


Етикети: маркетинг , ERP , софтуер , разработване , инфраструктура , МОН , игра , СЕК , Апис , НАП , компютър , София , доставчици , обучение , планиране , хардуер , проект , ГИС , работа , ИТ , C , НАТО , ИРМ , задача , чат , анализ , видео , производителност , бизнес процеси , инвестиции , проучване , СНЕ , ГИС , СЕМ , MRP , БИ , СКАТ

Четете още:



Последни новини
Джони Деп се завръща на голям екран в емблематичната си ...
 
AOC представя най-бързият геймърски монитор с NVIDIA G-SYNC до момента. ...
 
Още един смартфон от богатото портфолио на Huawei вече е ...
 
Приложенията Word, Excel и Outlook вече могат да бъдат интегрирани ...



Най-четени